Trabajo en la división informática de una consultora empresarial, ya sabéis, asesoramiento y seguimiento en áreas como financiero, fiscal, laboral, contable, etc.
Como responsable de la división, recibí el encargo de desarrollar una aplicación para el registro diario de la jornada laboral. Comentando el motivo a mis compañeros, me explicaron que ha habido un cambio en la legislación laboral por el que toda empresa, e insisto, toda, tiene la obligación de llevar un registro diario de la jornada laboral y que hay una campaña de inspección que trata de hacer aflorar las horas extras encubiertas en las empresas, con fuertes sanciones en caso de incumplimiento.
Haz clic aquí si te interesa conocer las sanciones en que puedes incurrir.
Tras recibir toda la información legal al respecto y estudiarla de cara al análisis y desarrollo de la aplicación, quería haceros llegar mis reflexiones.
¿Qué pretende la Inspección de Trabajo?
Pretende hacer aflorar las horas extras encubiertas.
¿Qué puede exigirte?
Puede exigirte al menos estas tres cosas en el mismo momento de la inspección:
- El registro diario y fehaciente de la jornada laboral
- La comunicación (junto con la nómina) al trabajador (y a su representante legal si lo hubiera) de las horas realmente trabajadas
- La justificación de las horas extras, bien por su pago o por su compensación por tiempo de descanso.
Ya el primer requisito obliga de hecho a un sistema automatizado que registre la jornada. En nuestra solución, que denominamos GGCH, hemos optado por utilizar un terminal biométrico basado en huella digital, conectable a la red informática de la empresa y autónomo en su uso, porque entendemos que la huella hace a cada fichaje ‘fehaciente’, es decir ‘digno de fe y crédito’, según la RAE. Todo el mundo entiende que la huella no puede ‘pasarse’ a otra persona ni es fácilmente falsificable, como ocurre en sistemas como los relojes de fichar, el fichaje con tarjeta o con PIN. Hemos añadido también a la solución un lector de huella USB para que la recogida de huellas a los trabajadores pueda hacerse cómodamente desde el PC de la persona responsable de RR.HH. sin desplazarse hasta el punto donde el terminal estuviera físicamente ubicado.
El segundo requisito obliga a disponer de un calendario para poderlo comparar con los fichajes. Sólo de esta forma es posible conocer las horas realmente trabajadas. Aquí nuestro esfuerzo ha consistido en crear un método de gestión de calendarios que sea amigable y simplifique el proceso de creación y mantenimiento. Para ello usamos codificación de colores según el tipo de jornada, incluimos acciones como copiar y pegar, admitimos tantos tipos de calendarios como sean necesarios así como jornadas nocturnas, etc. La comparación entre calendario y fichajes genera un informe que es el que se entrega al trabajador junto con su nómina, cumpliendo así el requisito exigido de comunicación.
El tercero es un requisito complejo más difícil de conseguir, en el que aún estamos trabajando y para el que quizá, el ERP utilizado en la empresa ya disponga de solución. Hay que tener en cuenta que la legislación española distingue al menos tres tipos de variantes a las horas ordinarias de trabajo:
- distribución irregular de la jornada: es trabajar más en ciertos periodos y recuperar lo trabajado en exceso posteriormente como descanso.
- horas complementarias (pactadas o voluntarias): es el aumento de la jornada pactado o voluntario sólo con trabajadores a tiempo parcial.
- horas extraordinarias (exigibles o voluntarias): es lo que habitualmente todos entendemos por ‘horas extra’.
Cada una de esta variantes de la jornada ordinaria tiene sus límites legales, tanto en cuanto volumen de horas como a plazos de compensación, por ejemplo, y requieren un preaviso al trabajador, lo que hace su control y gestión más complicado.
Otros aspectos que se deben tener en cuenta a la hora de elegir una solución es su capacidad para manejar fichajes del personal en movilidad (comerciales, técnicos, inspectores…) y la gestión de incidencias en el horario establecido (salidas al médico, pausas reglamentarias, etc).
Espero haberos dado una visión global de este asunto que os permita tomar decisiones informadas.
Podéis conocer más sobre nuestra Solución para el Registro y Control de la Jornada Laboral haciendo clic aquí.